ARSIPARIS JAMAN NOW (Realita atau Mimpi)

0
113
views

Oleh : Irzal Natsir*

Apakabarkampus.com – Ketika kita mendengar istilah ataupun kata ARSIP , bagi sebagian orang akan muncul sebuah sinonim tentang kertas yang tak terurus, boleh jadi tentang kertas yang sudah tua, acak acakan, tidak terpakai dan terbuang. Hal ini sungguh menyedihkan karena bisa jadi orang-orang tersebut belum mengerti ataupun belum paham tentang pentingnya arsip. Padahal kalo mau jujur secara tidak langsung kita telah melakukan praktek-praktek kearsipan itu sendiri mulai dari tengah keluarga kita. Saya beri contoh, terkait ijazah kita, terkait sertifikat rumah kita, terkait surat kendaraan bermotor kita, terkait buku nikah kita bahkan terkait salinan resep kesehatan kita, pastilah hal-hal tersebut yang disebutkan barusan kita tidak menyimpannya asal-asalan, dibuang saja kesana sini, asal ada tempat langsung saja ditaruh. Mengapa…..karena kita sadar bahwa berkas2 yang disebut tadi sangat penting, karena sangat penting kita menyimpan ditempat yang kita pikir aman walaupun sebenarnya belum memenuhi kriteria sarana penyimpanan yang sesuai kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku, tetapi paling tidak kita sebenarnya telah melakukan proses-proses kearsipan dan pada prinsipnya secara tidak langsung kita telah paham akan pentingnya arsip bagi kehidupan kita masing-masing.

Tidak ada satupun organisasi yang tidak mengelola arsip, itu sudah pasti lah, mau organisasi pemerintah, swasta, bumn, bumd, perguruan tinggi, ormas, orpol, bahkan perorangan atau individual sekalipun mengelola arsipnya. Berarti mengelola arsip wajib hukumnya bagi sebuah organisasi karena selain bahan akuntabilitas organisasi itu sendiri, juga sebagai sumber informasi, memori organisasi dan tolak ukur sukses atau gagalnya sebuah organisasi.

Untuk itulah bagi organisasi, kita kerucutkan pada Organisasi Pemerintah membutuhkan Sumber Daya Manusia (Human Resourch) kearsipan yang profesional, kapabel, smart, mind set yang terupdate dan tahu seluk beluk arsip atau kearsipan. Yang jadi permasalahan pekerja arsip belum menjadi profesi yang membanggakan bagi kalangan Aparatur Sipil Negara (ASN). Kenapa hal ini bisa terjadi….???, sebagian besar ASN masih menganut paradigma lama dan sempit yang menganggap pekerjaan kearsipan berada pada kelas bawah (Down Cluster) dan dianggap kurang bonafit, dibanding profesi dokter, auditor, analis perpajakan dan lain sebagainya, pandangan yang keliru dan cenderung menyesatkan.

Profesi Pekerja Arsip inilah yang dikenal dengan sebutan ARSIPARIS. Jika kita flashback, Arsiparis ini telah diakui secara resmi oleh Pemerintah sebagai Jabatan Profesional (Jabatan Fungsional Tertentu) sejak Tahun 1990 an. Berarti Arsiparis bukan jabatan yang baru, tetapi telah berevolusi dengan kondisi jaman di tiap level pemerintahan, dan didukung oleh beberapa regulasi-regulasi kearsipan yang terbit baik dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Peraturan Presiden dan dalam bentuk Undang-Undang.
Sebagaimana tercantum dalam Peraturan Pemerintah Nomor: 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, pasal 151 ayat (1) bahwa: Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya.

Dalam hal pelaksanaan tugas pokoknya Arsiparis bekerja pada rambu-rambu yang mengatur tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya, terakhir Permenpan No.13 Tahun 2016 , perubahan terhadap Permenpan No.48 Tahun 2014 Tentang Jabatan Funsional Arsiparis.

Jadi pada prinsipnya Arsiparis dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan mengacu pada butir-butir kegiatan yang ada didalam Permenpan yang disesuaikan dengan Tingkat Jabatan yang diemban baik pada Tingkatan Keahlian maupun tingkatan Keterampilan. Sementara dalam pasal 151 ayat (2) PP 28 Tahun 2012 menegaskan bahwa Fungsi dan Tugas Arsiparis, meliputi:

1. Menjaga terciptanya arsip;
2. Menjaga Ketersediaan Arsip yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
3. Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan perundang-undangan;
4. Menjaga keamanan dan keselamatan arsip;
5. Menjaga Keselamatan dan Kelestarian Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
6. Menyediakan infornasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Dari point fungsi dan tugas diatas, timbul pertanyaan sudahkah Arsiparis siap secara kualitas dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan yang kompleks dan terukur ini atau hanya menggugurkan kewajiban dan menafikan substansi pekerjaan/kegiatan kearsipan yang telah diamanahkan..???, apalagi di jaman pesatnya teknologi informasi dan komunikasi yang kita kenal sebagai Jaman Now ini..?? kalau Arsiparis mampu beradaptasi hampir dipastikan kendala-kendala yang muncul tidak terlalu berarti dan tidak mengendorkan spirit kerja para Arsiparis tetapi jika tidak dipastikan Arsiparis akan kewalahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipannya dan sangat rentan tereleminasi dalam mendukung pola-pola kerja yang pro it dan cenderung cepat dalam penyelesaian pekerjaan.

Solusi utama bagi Arsiparis jika tak ingin mendapatkan kendala dalam melaksanakan pekerjaan kearsipan sesuai peraturan yang berlaku, saya jabarkan sebagai berikut,
Arsiparis Harus:

1.PROFESIONAL
Dalam hal ini , Arsiparis harus menguasai seluk beluk kearsipan secara utuh tidak sepotong-sepotong, antara lain menguasai Daur Hidup Arsip (Life Cicle Of Archive), prinsip-prinsip kearsipan (Principle Of Archive), dan aturan-aturan kearsipan secara menyeluruh sehingga memudahkan dalam mengaplikasikan ilmu kearsipan tersebut pada organisasi

2. SMART
Arsiparis harus mampu mengkorelasikan ilmu-ilmu yang lain dengan ilmu kearsipan. Berarti Arsiparis harus memiliki motivasi tinggi dalam mempelajari ilmu-ilmu lain yang dapat mensupport Pekerjaan Kearsipan, menguasai perkembangan ilmu dan pengetahuan yang up to date serta memiliki daya baca yang tinggi.

3.PRO IT
Berbicara tentang arsip berarti berbicara tentang Informasi, sepatutnya Arsiparis menguasai teknologi informasi dan komunikasi. Karena kemajuan teknologi informasi dan komunikasi sangat sangat mendukung pekerjaan kearsipan yang saat ini telah meninggalkan sisi manualnya.

4.INOVATIF
Arsiparis sangat dituntut dalam memberikan win win solution bagi kemajuan kearsipan di organisasi. Kita ketahui bahwa Arsiparis memiliki 2 tingkatan, baik Keahlian (Expert) maupun Keterampilan (Skill). Sebagai sebuah bakal inovasi , Arsiparis Tingkatan Ahli harus memiliki kemampuan dalam menganalisis pekerjaan pekerjaan kearsipan , sistem-sistem kearsipan yang dianut ataupun aplikasi komputerisasi kearsipan yang digunakan , apakah tepat, sudah baik atau perlu dikoreksi, analisis-analisis inilah akan menjadi inovasi dalam bidang kearsipan yang bersifat ilmiah yang dituangkan dalam sebuah laporan ilmiah dan bermanfaat bagi organisasi, pemerintah, bangsa dan negara. Semantara tingkat terampil wajib terus mengasah teknik-teknik kearsipan yang lebih adaptif dan produktif dalam mendukung pekerjaan kearsipan sesuai level tingkatannya. Dan mungkin saja sampai saat ini masih ada ataupun masih banyak Arsiparis Tingkat Ahli yang melaksanakan tugas-tugas kearsipan yang sebenarnya dimiliki oleh Arsiparis Tingkat Terampil sementara yang dituntut saat ini adalah Kinerja.

5. TERUKUR DAN TERNILAI
Arsiparis dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan yang diembannya harus terukur dan ternilai. Hal ini disebabkan karena pekerjaan yang dilaksanakan oleh Arsiparis terkonversi dengan Nilai dalam bentuk angka-angka . Berarti siapa yang menilai hasil kerja Arsiparis.???.
Dalam PP No.11 Tahun 2017 tentang Manajemen ASN ada sebuah klausul pasal berbunyi: “Pejabat Fungsional berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab secara langsung kepada Pejabat Tinggi Pratama (Eselon 2), Pejabat Administrator (Eselon 3), Pejabat Pengawas (Eselon 4) yang memiliki keterkaitan dengan pelaksanaan Jabatan Fungsional”.

Hal ini berarti seluruh pekerjaan Arsiparis akan dinilai oleh Pejabat Struktural secara benar, obyektif, dan logis sesuai pekerjaan yang dilakukan dengan tetlebih dahulu diverifikasi benar tidaknya pekerjaan tersebut.

Demikian ulasan yang saya buat, semoga bermanfaat bagi organisasi dan dunia kearsipan.

*Penulis:
Irzal Natsir
Ketua Bidang SDM Kearsipan
Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Prov.SulSel

Editor : Puguh

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here