Setiap Arsip Ada Masanya

0
30
views

Oleh : Irzal Natsir *

Apakabarkampus.com – Ada ungkapan yang sering kita dengar, “Tidak Ada Yang Abadi Kecuali Perubahan”, ungkapan ini benar adanya seolah menunjukan evolusi waktu yang tak pernah berhenti terus menerus berputar pada sisi kehidupan ini dan akan berhenti secara total jika tiba masanya.

Merujuk pada ungkapan diatas, kita mencoba konversikan ke level organisasi bahwa organisasi akan menjalankan tugas pokok dan fungsinya (TUPOKSI) sesuai aturan atau regulasi yang berlaku. Dalam proses penerapan atau pelaksanaan TUPOKSI organisasi tersebut sudah dipastikan bertumpu pada proses-proses manajemen dan administrasi. Dan kita semua tahu bahwa administrasi yang baik dan efektif akan bermuara pada arsip yang baik dan efektif pula. Hal ini berarti Administrasi dan Arsip merupakan 2 sisi mata uang dalam suatu kompleksitas kegunaannya.

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan telah jelas mendefenisikan bahwa “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi Informasi dan komunikasi yang dibuat atau diterima oleh Lembaga Negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi, ormas, orpol, individu dalam rangka kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”. Dari defenisi ini mengindikasikan bahwa hampir semua lini dari aktivitas organisasi bahkan individu sekalipun tidak lepas dari pelaksanaan proses-proses kearsipan, hal ini benar dan kita semua sepakat untuk mengakuinya.

Yang menarik yaitu defenisi arsip pada Undang-undang tentang Kearsipan ini sangat berpihak kepada perkembangan IT yang boleh dikata hampir tiap jam mengalami perubahan yang signifikan. Mengapa harus seperti ini?. karena sangat disadari bahwa arsip itu sendiri mengandung informasi, oleh sebab itu harus pula didukung dengan teknologi informasi dan komunikasi, secara otomatis sdm kearsipan pun harus memiliki pengetahuan terkait teknologi informasi dan komunikasi, agar kedepan tidak gamang dalam pengelolaan arsip yang berbasis teknologi informasi komunikasi (Elektronik).

Nah, kita kembali lagi pada organisasi yang terus menerus akan eksis melaksanakan tugas-tugas institusinya tanpa henti selama organisasi tersebut masih dibutuhkan dalam mendukung tugas-tugas sesuai TUPOKSINYA. Untuk mengukur secara jelas dan gamblang tentang aktivitas organisasi setiap jam, setiap hari, setiap bulan, bahkan setiap tahun akan terlihat pada arsip yang tercipta pada organisasi tersebut. Kesuksesan dan kegagalanpun akan nampak pada arsip yang tercipta, hal ini berarti arsip memiliki nilai akuntabilitas dan responsibilitas bagi organisasi.

Pada posisi kekinian sangat banyak orang bahkan organisasi sekalipun yang menganggap bahwa arsip itu tidak penting bahkan cenderung mengabaikan arsip tersebut sehingga tidak menutup kemungkinan mengakibatkan tercecernya arsip bahkan parahnya lagi dapat menyebabkan hilangnya arsip tersebut. Dengan demikian berarti hilangnya informasi yang sangat urgent, strategic dalam mendukung aktivitas historical dan operational kita ataupun organisasi yang terkandung dalam arsip tersebut.

Jadi sejak tercipta, arsip itu sudah penting bukan dirasa penting, kenapa.? karena arsip tersebut menjadi cermin yang memperlihatkan peran dan tanggjung jawab baik pada organisasi ataupun pribadi. Berarti pada prinsipnya kita harus melaksanakan proses kearsipan sesuai aturan, kaidah, azas kearsipan yang sesuai dengan Undang-undang tentang kearsipan dan regulasi kearsipan lainnya, karena arsip tersebut memiliki masa dan akan berjalan sesuai siklusnya tercatat, tertata (tersimpan), disusutkan jika tak memiliki nilai guna, dan pada akhirnya arsip itu pula akan lestari menjadi sumber informasi yang sewaktu-waktu dapat diakses oleh penggunanya.

Bravo Arsip

*Penulis : Irzal Natsir
Ketua Bidang SDM Kearsipan
Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Prov.SulSel

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here