ORGANISASI KEARSIPAN (ANTARA ADA TIADA)

0
85
views

Oleh: IRZAL NATSIR *

ARSIP DAN KEARSIPAN

Secara historical, ilmu kearsipan termasuk ilmu tertua yang ada dijagad ini bahkan hadirnya pun dalam kisaran abad aebelum masehi. Ini membuktikan bahwa ada kesadaran akan pentingnya arsip bagi kehidupan manusia. Ilmu kearsipan tidak dapat dipisahkan dari seni pencatatan karena menjadi pusat ingatan bagi perorangan, organisasi, dan pemerintahan. Lompatan abad-abad setelahnya lebih membuktikan lagi eksistensi kearsipan bagi kemashalatan bangsa dan negara karena menjadi alat kontrol dan bahan akuntabilitas kegiatan pemerintahan.

Pada Era Orde Baru, mayority menganggap arsip itu hasil samping administrasi, para pakarpun mendefenisikan secara klasik pengertian arsip itu, kita bisa melihat pendapat
Sularso Mulyono, yang mengatakan arsip adalah: “penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat”,  Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis” menurut The Liang Gie, Wursanto pun mengatakan : “salah satu produk pekerjaan kantor (Office Work)”.

Dari aneka defenisi oleh para pakar diatas dan ulasan beberapa pakar yang tidak sempat saya kemukakan disini memberikan kesimpulan bahwa mayoritas melihat arsip dari persfektif konvensional yang mana arsip tersebut tidak lepas dari kertas yang menjadi wadah tercatatnya informasi, sehingga hal ini sangat berpengaruh pada tingkat kebutuhan kertas yang sangat besar bagi kepentingan kearsipan itu sendiri.

TONGGAK KEARSIPAN

Tahun 1971 menjadi salah satu tonggak sejarah keinginan Pemerintah menghadirkan kearsipan yang lebih berperan dalam menghadirkan Negara yang lebih Bermartabat, tepatnya tanggal 18 Mei 1971 (sekarang tanggal tersebut telah ditetapkan menjadi Hari Kearsipan) dengan ditetapkannya Undang Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Undang Undang ini bahkan memdorong terbentuknya beberapa Lembaga Kearsipan di Indonesia, selain yang ada di Pusat, salah satunya yang ada di Sulawesi Selatan yang kantornya berada di Kota Makassar diresmikan pada Tahun 1987 oleh Menteri Sekeretaris Negara. Kantor inilah yang bermetamorfosis mulai Perwakilan Arsip Nasional, Arsip Nasional Wil.Prov.SulSel, Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Prov.SulSel, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov.SulSel, hingga saat ini menjadi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Prov. SulSel. Walaupun masih sentralistik saat itu, telah menjadi sebuah kebanggaan, karena saat itu pemerintah telah peduli akan pentingnya arsip bagi kehidupan kebangsaan dan kegiatan berkepemerintahan.

Menyikapi perubahan iklim demokrasi yang bergeser dari Sentralistik menjadi Desentralistik, maka Pemerintah pun merevisi Undang Undang Kearsipan yang lama atau tepat 38 Tahun setelah hadirnya Undang Undang Nomor 7 Tahun 1971, berganti menjadi Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Sebuah Pujian luar biasa karena Undang Undang yang baru ini telah menyesuaikan dengan perkembangan zaman yang berbanding lurus dengan perkembangan Teknologi Informasi (IT), telah merespon kemajuan digitalisasi, telah siap menyambut suasana kearsipan yang super modern (4.0). Dan kedepan penggunaan Kertas pun akan terjun bebas kepada pemakaian yang sejatinya 10 persen (Paper Less). Pergeseran defenisipun dari arsip sebagai Naskah Naskah ke Rekaman Kegiatan atau Peristiwa menunjukkan bahwa perangkat IT menjadi peringkat utama serta menjadi solusi utama dalam mendukung kearsipan yang super modern.

iUndang Undang Kearsipan pun semakin fleksibel karena tanggung jawab Lembaga Kearsipan terhadap arsip tidak hanya sebatas arsip statis melainkan meluas juga terhadap arsip dinamis. Ini berarti Lembaga Kearsipan memiliki peran besar didalam menghadirkan Kearsipan yang lebih baik, tersistem dan beradaptasi dengan perkembangan zaman yang begitu pesat saat ini. Lembaga Kearsipan bertanggungjawab menjadikan arsip dinamis sebagai sumber informasi dan bahan pertanggungjawaban akuntabilitas organisasi/pemerintah dan penyelamatan dan pelestarian arsip statis sebagai memori kolektif yang bernilaiguna kesejarahan.

WAJIB KAH UNIT KEARSIPAN?

Dalam Undang Undang Kearsipan sangatlah jelas bahwa Organisasi Kearsipan memiliki tanggung jawab terhadap Pengelolasn dan Pembinaan Kearsipan. Dalam Pasal 16: menyebutkan bahwa _”Organisasi Kearsipan terdiri atas Unit Kearsipan pada Pencipta Arsip dan Lembaga Kearsipan”_. Lembaga Kearsipan disini jelas adalah Lembaga yang memiliki Tugas dan Tanggungjawab melakukan Pengelolaan Arsip Statis dan Pembinaan Kearsipan, sementara Unit Kearsipan adalah Satuan Kerja pada Pencipta Arsip yang melakukan penyelenggaraan Kearsipan, dan Pencipta Arsip iyang dimaksud disini adalah organisasi perangkat daerah (OPD) termasuk Lembaga Kearsipan, Sekolah , Badan Usaha Milik Daerah, dan perangkat daerah lainnya. Undang Undang Kearsipan pun mewajibkan dibentuknya Unit Kearsipan pada tiap pencipta arsip, karena memiliki fungsi : mengelola arsip inaktif dari unit pengolah, penyajian arsip menjadi informasi, pemusnahan arsip dilingkungan organisasinya, penyerahan arsip statis ke Lembaga Kearsipan, dan melakukan pembinaan dan evaluasi penyelengaraan kearsipan.

Muncul pendapat bahwa kinerja Lembaga Kearsipan juga sangat tergantung kinerja Unit Kearsipan, karena Unit Kearsipan yang baik bermuara padai Lembaga Kearsipan yang baik pula. Pernyataan ini benar adanya karena dalam Daur Hidup Arsip (Life Cycle Of Archive) dapat dikatakan bahwa arsip memiliki 2 nyawa, yaitu Dinamis (Unit Kearsipan) dan Statis (Lembaga Kearsipan).

Bagaimana jika ternyata pada sebuah organisasi Pemerintah, kita beri contoh di Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan ini tidak terbentuknya Unit Kearsipan pada Organisasi Perangkat Daerahnya. Apakah akan menjadi kendala atau masalah bagi penyelenggaraan kearsipan. Pasti sebagian besar berhipotesa bahwa so pastilah kearsipan akan terseok-seok. Saya pun punya hipotesa demikian tapi tidak berakibat pada permasalahan kearsipan yang besar bagi organisasi. Maafkan saya mengatakan seperti ini. Satu sisi kita berharap bahkan optimis bahwa penyelenggaraan kearsipan ini akan berjalan dengan baik, efisien, efektif tanpa kendala apapun, tapi disatu sisi pula kita dihantui oleh pesimisme yang cenderung over bahwa tidak akan berjalan sesuai yang diharapkan.

Bisa jadi benar, karena dari sisi sub nomenkelatur pada OPD tidak ada yang namanya Unit Kearsipan, tetapi hakikatnya Fungsinya ada dan melekat pada tugas tugas fasilitatif , yaitu pada Sub Bagian Tata Usaha atau Sub Bagian Umum. Kitapun tak bisa memvonis bahwa ini sebuah kegagalan Lembaga Kearsipan yang tidak berinisiatif untuk mengusulkan klausul Unit Kearsipan pada pasal yang ada pada produk perundang- undangan terkait Organisasi dan Tata Kerja OPD.

Padahal jika direnungkan bahwa efektivitas penyelenggaraan kearsipan bukan hanya tergantung dari Unit Kearsipan tetapi juga sangat tergantung pada Regulasi Kearsipan dan SDM Kearsipan. Saat ini regulasi kearsipan yang ada di negeri ini hampir mendekati kesempurnaan yang telah mengatur arsip mulai terciptanya hingga perlakuan akhir untuk arsip tersebut. Untuk iitulah titik berat terakhir berada pads SDM Kearsipan baik Arsiparis maupun yang Non Arsiparis. SDM Kearsipan harus memiliki kesadaran kearsipan, berpedoman penuh pada regulasi kearsipan dan kaidah kaidah kearsipan, ketika ini telah maka yakin dan percayalah bahwa proses dan aktivitas kearsipan akan berjalan secara efektif, msksimal dan terarah, dan pada akhirnya tugas dan fungsi Unit Kearsipan akan berjalan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi organisasi. Moga bermanfaat.
Bravo Arsip SulSel.

*Penulis:
IRZAL NATSIR
Bidang SDM Kearsipan
Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI)
Wil. Prov.Sulawesi Selatan

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here