Seni Penggunaan Pola Klasifikasi Arsip Dalam Mendukung Tertib Arsip

0
124
views

Oleh: IRZAL NATSIR*

A. ARSIP BIANG MASALAH

Untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai sumber informasi dan bahan akuntabilitss organisasi maka arsip harus dikelola dengan baik, sistemik, dan andal. Menjadi sebuah keharusan bagi organisasi khususnya organisasi pemerintahan karena baik dan buruknya organisasi tersebut tercermin pada sejauhmana organisasi itu memperlakukan arsipnya. Dalam beberapa kasus dalam realita pemerintahan seringkali kita melihat sebuah case yang mengarah kepada terjadinya missadministrasi maupun maltransaksi yang ujung ujungnya berimplikasi hukum yang melibatkan baik langsung maupun tidak langsung para stakeholders pendukung aktivitas organisasi.

Kejadian seperti tersebut diatas menjadi penampakan serius yang terjadi  di negeri ini secara berulang ulang seakan tak tak lekang oleh waktu dan menimpa beberapa masa masa pemerintahan dan kepemimpinan. Secara obyektif, jika dianalisa dominasi ketidaksengajaan menjadi sebuah alasan yang riill dibanding sebuah kejadian negatif  yang by design, terstruktur dan masif. Salah satu yang menjadi penyebab terjadinya hal ini yaitu ketidakpatuhan terhadap pengelolaan arsip dan kecenderungan tidak mematuhi norma, standar , prosedur, dan kriteria kearsipan sehingga bermuara pada tidak tertibnya keterciptaan arsip di lingkungan pencipta arsip. Dan hal ini menjadi bom waktu yang akan meledak pada suatu hari nanti.

B. KLASIFIKASI ARSIP SOKONG ORGANISASI

Sebagai pusat ingatan, arsip harus dikelola, dikendalikan dan dikontrol secara profesional untuk mencegah terjadinya kasus ataupun masalah yang disebabkan oleh tercecer dan hilangnya arsip pada organisasi pencipta arsip. Tak dapat disangkal dan menjadi sebuah realita bahwa tingkat kepedulian terhadap arsip hingga saat ini masih sangat rendah yang sehingga pengelolaan arsip masih menjadi point buncit didalam sebuah organisasi. Maka tak heranlah jika  tak tercapainya akuntabilitas administrasi pada organisasi tersebut. Padahal jika direnungkan dan dipahami, organisasi tanpa arsip sebuah kemustahilan karena arsip adalah sebuah keniscayaan dalam sebuah organisasi dari level organisasi terkecil hingga besar sekalipun.

Untuk menjaga integritas informasi yang terkandung dalam arsip diperlukan sistem yang mengatur dan menjaga ritme pengelolaan arsip mulai dari penciptaan hingga penyusutan sehingga arsip arsip tersebut terkontrol hingga selesai masa retensinya. Simplenya dapat dikatakan sejak awal mulai  arsip tersebut tercipta (Create) sejak diterima dan dicatat, idealnya  harus tepat  didalam penentuan masalah dari arsip tersebut,  jika seperti ini hampir dipastikan penataan atau penyimpanannya (filling system) hingga temu baliknya (Finding Aids) bahkan sampai ke tingkat penyusutan (disposal) pun tak akan bermasalah.

Salah satu amunisi kearsipan yang potensial dalam mengendalikan surat ketika pertama tercipta adalah Klasifikasi Arsip, yang familiar kita sebut sebagai Pola Klasifikasi Arsip. Dalam Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 40 (4) jo Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang Undang Kearsipan ini pada pasal 32 (2), telah mempertegas bahwa untuk efektif dan efisiennya pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis pada organisasi pencipta arsip dibutuhkan instrumen, yaitu: Tata Naskah Dinas (TND), Pola Klasifikasi Arsip (KA), Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip Dinamis (SKK AAD).  4 (empat) instrumen inilah yang saat ini kita kenal dengan sebutan 4 Pilar Kearsipan.

Menjadi fokus yg coba kami sajikan  dalam artikel ini yaitu dengan mempersempit pada Klasifikasi Arsip karena KA ini menjadi indikator penting ketika organisasi melakukan start awal dalam etape pengelolaan arsip dinamis. Inilah buku pintar yang akan mengkondisikan subyek masalah dan menghubungkannya dengan tugas pokok dan fungsi organisasi (pencipta arsip) baik fasilitatif maupun subtantif. Disaat kita menentukan klasifikasi arsip pada sebuah surat dengan baik dan tepat maka akan menciptakan ritme kearsipan yang sejalan dan seirama, akan baik dalam pencatatan, baik dalam pemberkasan, baik dalam penyimpanan, baik dalam penemuan kembali dan sudah barang baik pula dalam penyusutannya . Karena itulah pencipta arsip wajib membuat atau memiliki Klasifikasi Arsip.

Klasifikasi Arsip bukanlah sebuah hal yang baru didalam dunia kearsipan melainkan sudah ada sejak lama, hanya saja KA ini bersifat adaftif yaitu senantiasa mengkondisikan  dengan perkembangan administrasi pemerintahan, regulasi kearsipan, NSPK Kearsipan, korespondensi milenial serta tugas pokok dan fungsi organisasi, sebab itulah saat ini hingga nanti,  klasifikasi arsip tak pernah tereleminir dari tata kelola kearsipan. Dalam skema Klasifikasi arsip terdiri dari 3 bagian yaitu: 1. Main Coordinate (Pokok Masalah), 2.Sub Coordinate ( Sub Masalah) dan yang ke 3.Sub Sub Coordinate (Sub Sub Masalah).

Tiga skema klasifikasi selain yang diatas, saat ini juga tersinonimkan dengan sebutan: Primer, Sekunder, Tersier. Up to you ingin menyebut yang mana karena pada prinsipnya ketiga skema klasifikasi , mau dikatakan Main Coordinate atau Pokok Masalah ataupun Primer, sama dalam substansi dan pengertiannya. Klasifikasi arsip pada setiap organisasi terkhusus pada organisasi pemerintahan menerapkan sistem yang cenderung berbeda, sebut saja pada Instansi Pemerintah Pusat atau vertikal  menggunakan sistem Alpha Numerik atau gabungan penggunaan sistem abjad dikombinasikaan dengan angka, sementara pada pemerintah daerah memiliki kesamaan dengan Kementerian Dalam Negeri yaitu menggunakan sistem Angka untuk Subjek masalah.

Yang jelas sistem klasifikasi arsip yang digunakan menunjukan identitas ataupun label yang menggambarkan informasi singkat dari surat atau arsip yang dikelola organisasi, idealnya dengan melihat klasifikasi arsip kita sudah bisa menduga isi atau informasi dari arsip (dinamis) yang tercipta pada organisasi baik arsip yang diterima (surat masuk) atau arsip yang dikirim (surat keluar). Timbul pertanyaan, apakah memiliki dan menggunakan klasifikasi arsip dapat menjamin tertibnya  arsip yang dikelola pada organisasi.  Jawaban bisa iya bisa tidak, tergantung bagaimana kita memanfaatkan klasifikasi arsip dengan baik dan tepat, berarti letak keberhasilannya terletak pads SDM Kearsipan yang menggunakannya. Jelas bahwa SDM Kearsipan memiliki peran yang urgent dalam mengkolaburasikan  klasifikasi dalam sistem kearsipan.

SDM Kearsipan yang menggunakan klasifikasi arsip harus cerdas, teliti,  dan mampu menganalisis arsip yang dikelolanya sehingga tepat dalam menentukan klasifikasi arsip yang terkandung dalam informasi yang melekat pada fisik arsip tersebut. Singkatnya SDM Kearsipan harus memiliki seni dalam memanfaatkan pola klasifikasi sehingfa penentuan klasifikasinya akan pas dan tepat. Salah satu trik dalam seni yang dimaksud adalah membaca isi arau informasi arsipnya secara keseluruhan. Fenomena yang sering terjadi di lapangan adalah hanya melihat perihal dari surat, padahal perihal yang tercantum belum tentu mewakili  isi atau informasi arsip. Salah satu contoh perihal terkait Wisuda Mahasiswa jika kita melihat masalah wisuda akan masuk pada masalah terkait Pendidikan, ternyata penentuan ini keliru karena isi surat setelah dibaca secara keseluruhan menyangkut peminjaman meubelair dalam mendukung kegiatan wisuds, berarti seharusnya klasifikasinya berada pada masalah Umum atau Tata Usaha, bisa juga pada masalah Organisasi dan Tatalaksana.

Pisau analisis SDM Kearsipan haruslah tajam serta menguasai tugss pokok dan fungsi organisasinya secara profesional.Bukan hanya itu, juga iapun harus menguasai pola klasifikasi arsip secara aktif, minimal menguasai pokok masalahnya. Seni klasifikasi arsip berikutnya yang harus dipakai adalah didalam menentukan klasifikasi arsip baiknya memakai sub sub masalah, bukan berarti kita keliru jika menggunakan pokok masalah dan sub masalah, cuma bila digunakan secara teknis masalahnya masih bersifat umum dan akan bermuara pada kesulitan dalam temu baliknya karena kecenderungannya akan banyak dan padat dalam pemberkasannya. Contoh: jika arsip yang tercipta berisi informasi terkait  Cuti Tahunan, kita hanya menggunakan Pokok masalahnya yaitu Kepegawaian, padahal sangat disadari bahwa cuti tahunan adalah satu dari seribuan tugas tugas kepegawaian, hal ini pun akan sedikit berbeda jika kita menggunakan sub masalah Cuti dari pokok masalah kepegawaian yang ada pada Pola Klasifikasi Arsip. Tetapi sub masalah pun belum efektif karena Cuti memiliki beberapa jenis, agar tidak membingungkan diwaktu mendatang ketika memasuki fase penyusutan, alangkah tepatnya menggunakan sub sub masalah.

Ada keyakinan dan optimisme jika seni klasifikasi arsip ini dimiliki oleh para stakeholder kearsipan terkhusus bagi SDM Kearsipan maka keteraturan arsip dan keharmonisan informasi yang ada pada organisasi pencipta arsip akan terwujud, dan tidak tertibnya arsip merupakan sebuah kemustahilan. Klasifikasi arsip yang tepat dimulai dari penciptaannya, berlanjut ke penggunaannya, dan pada akhirnya mudah dalam penyusutannya. SEMOGA bisa dsn pasti bisa. Bravo Arsip.

*Penulis: IRZAL NATSIR
ARSIPARIS AHLI MADYA
PEMPROV. SULAWESI SELATAN

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here